برنامه ریزی منابع سازمان|شغل من

برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)

در این مقاله قرار نیست به صورت کتابی مطالب را در اختیارتان قرار دهم تا از حوصله شما خارج باشد. پس اگر آماده هستید بریم:

مواردی که در این مقاله بررسی میگردد:

• چرا من باید ERP را یاد بگیرم؟ ( مهم )
• سیر تکاملی ERP
• ماژول های ERP
• روش های پیاده سازی ERP
• مهندسی مجدد BPR
• ضعف ERP ها در ماژول تولید   ( مهم )
• برنامه ریزی منابع سازمان ERP2
• مقایسه ERP و ERP2
• برنامه ریزی و زمانبندی پیشرفته APS

چرا من باید برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP را یاد بگیرم؟

کلی دلیل می توانم برای شما بیاورم که چرا باید از برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP استفاده کنید مثلا کاهش هزینه، یکپارچه سازی و کلی دلایل که هیچکدام را نمی توانید لمس کنید. ولی در اینجا میخواهم یک مثال ساده بزنم که کامل بتوانید آن را درک کنید.

فرض کنید یک سوپر مارک دارید و صبح به صبح ویزتورها نزد شما می آیند و شما با توجه به موجودی کالا ها در مغازه، به آنها سفارش می دهید و کسب و کار خودتان را مدیریت میکنید. حالا فرض کنید دو تا مغازه دارید. آیا باز هم می توانید کسب و کار خودتان را مدیریت کنید؟ بله می توانید، در واقع با کمی بدو بدو کردن و تلاش بیشتر می توانید این کار را انجام دهید. اکنون فرض کنید 20 تا شعبه دارید.آیا باز هم می توانید کسب و کار را مدیریت کنید؟ خیر شما در یک زمان در 20 جای مختلف نمی توانید حضور داشته باشید. وقتی 20 تا شعبه دارید یعنی حداقل 40 تا 50 نفر نیرو دارید پس باید برای حقوق و دستمزد آنها سازوکاری داشته باشید. وقتی 20 تا شعبه دارید برای کنترل موجودی کالاها در تمام شعبات نیاز به سازوکاری دارید. وقتی 20 تا شعبه دارید یعنی باید یک بخش حسابداری داشته باشید تا خریدها و فروش ها را کنترل کنید و بتوانید سود زیان را بدست بیاورید. باید ارزیابی تامین کنندگان داشته باشید، باید آنالیز دیتا داشته باشید، باید یک برنامه ریزی دقیق داشته باشید، باید داشبوردهای مدیریتی حرفه ای داشته باشید. از این بایدها خیلی می توانم برای شما بگویم. ولی فکر می کنم تا اینجا متوجه شدید که برای بزرگ شدن یک بیزینس نیاز به یک نرم افزار جامع دارید که بتواند تمام قسمت های کسب و کار شما را مدیریت کند. این نرم افزار همان ERP می باشد که از ماژول های مختلفی تشکیل شده و تمام اطلاعات وارد شده در آن در یک دیتابیس ذخیره می گردد.

بنابراین برنامه‌ریزی منابع سازمانی به عنوان یکی از جدیدترین ابزارهای مدیریتی، با بهره‌گیری از فناوری اطلاعات، قادر است اطلاعات موجود در سازمان را در تمامی زمینه‌های فعالیت سازمان جمع آوری و یکپارچه سازی کند. این ابزار می تواند نتایج به دست آمده را به صورت منسجم در اختیار استفاده‌کنندگان در سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد.سیستم های ERP با اضافه شدن سیستم های پشتیبان تصمیم گیری DSS به MRP II که در تمام عرصه های تولیدی، خدماتی، تجاری، توزیع و مدیریت پروژه، کارآمدی دارد، پدیدار شد تا پاسخگوی مسئله رقابت و نیاز به سرعت بخشیدن و بالا بردن دقت در تصمیم گیری ها باشد.

سیرتکاملی ERP:  

Inventory control, MRP, MRP II ,ERP,WEB enabled ERP (ERP II) ,e ERP II

در ابتدا شرکت ها جزایر اتوماسیون را به وجود آورده بودند، یعنی سیستم های متفاوتی که با فرآیند تجاری متفاوت کار می کردند و آنها را مدیریت می کردند. هر سیستم مستقل از یکدیگر  کار می کرد. البته گاهی اوقات این سیستم ها به صورت یکپارچه هم کار می کردند. مجموع هزینه های نگهداری این سیستم های جزیره ای در طول یک سال از نصب سیستم های جدید بیشتر می شد، از این رو شرکت ها روی به نصب سیستم های یکپارچه آوردند.

MRP ( material requirement planning)( برنامه ریزی نیازمندی های مواد) . این سیستم به برنامه ریزی برای مواد اولیه بر اساس درخت محصول BOM (bill of material)، برنامه کلان تولید MPS (master production schedule)، توانمندی ها و ظرفیت کاری می پردازد. (1975)

MRP II (manufacturing resource planning)( برنامه ریزی منابع ساخت) . در این سیستم منابع ساخت شامل انسان، پول، ماشین، ماده اولیه و داده می باشد. وظایف این سیستم: برنامه ریزی شرکتی، برنامه ریزی تولید، زمان بندی اصلی تولید، برنامه ریزی نیازمندی های مواد، برنامه ریزی نیازمندی های ظرفیت و سیستم اجرایی برای مدیریت ظرفیت و اولویت ها است و خروجی این سیستم با گزارش های مالی به صورت یکپارچه در می آید.

ERP (enterprise resource planning)( برنامه ریزی منابع سازمان). نکته: سیستم های MRP به موضوع موجودی می پرداختند و MRP II علاوه بر موجودی به موضوع حسابداری هم می پردازد ولی اکنون ERP کل پهنه سیستم های شرکت از زنجیره تامین تا پشتیبانی از مشتری را هم در بر می گیرد. در ابتدا به طور سنتی شرکت ها در دو سیستم مجزا از یک سو سیستم مدیریت داده ها یا PDM( product data management)، بخش طراحی مهندسی محصول و از سوی دیگر، با برنامه ریزی نیازمندی های مواد اولیه یا MRP، بخش لجستیکی سیستم که بیانگر درخت محصول BOM بود را رهبری می کردند که متاسفانه این دو سیستم به صورت مجزا از یکدیگر کار می کردند . سیستم های ERP با اضافه شدن سیستم های پشتیبان تصمیم گیری(DSS) به MRP II که در تمام عرصه های تولیدی، خدماتی، تجاری، توزیع، و مدیریت پروژه کارآمدی دارد، پدیدار شد تا پاسخگوی مسئله رقابت و نیاز به سرعت بخشیدن و بالارفتن دقت در تصمیم گیری ها باشد.

نکته: منابع ERP همانند MRP II هست و خروجی ERP نیز همانند MRP II  است. شاید تفاوت ERP با MRP II  در این باشد که از واژه ی MRP II  بیشتر در کارخانه ها و تولیدی ها استفاده می شود، در حالی که ERP برای هر نوع سازمانی استفاده می شود. البته به تدریج در کارخانه ها و تولیدی ها هم از واژه ERP سعی میکنند استفاده کنند. و دیگر تفاوت ERP  با MRP II  در این است که ERP از سیستم های پشتیبان تصمیم گیری(DSS) استفاده می کند تا رقابت و در دقت در تصمیم گیری را بیشتر کند و در ضمن حالت جزیره ای را هم از بین می برد.

نکته: برخی از مزایای ERP : کاهش هزینه سربار، کاهش موجودی، رقابت بهتر، کاهش هزینه تولید، درآمد و سود بیشتر، مدیریت بهتر سفارش، کاهش هزینه it، کاهش پرسنل، یکپارچه سازی اطلاعات مالی، عملیاتی و منابع انسانی، فراهم شدن ساختار زیربنایی به منظور ارتباط با جهان و جهانی شدن، امکان استفاده از روش های استاندارد و متداول در جهان ( الگوی برتر) best practices.

ماژول های ERP:

حسابداری، خزانه داری، انبارداری، خرید و فروش، تولید، حقوق و دستمزد، اموال، ارتباط با مشتریان و…..البته ممکن است شرکت های مختلف آیتم هایی را اضافه یا کمتر داشته باشند. ولی یک ERP مناسب باید ماژول هایی که در بالا اشاره کردم را داشته باشد. این نکته را بگویم که ممکن است یک بیزینس به همه ی این ماژول ها نیاز نداشته باشد مثلا برای شروع ماژول حسابداری و انبار مورد نیازش باشد.

روش های پیاده سازی سیستم ERP

1. گزینش یک محصول خاص و تغییر و تطبیق سیستم با فرآیندهای سازمان 50%
2. پیاده سازی کامل سیستم یک شرکت خاص 40%
3. گزینش چند مدول از محصولات یک شرکت خاص 5%
4. گلچین کردن مجموعه ای از مدول های مختلف از محصولات شرکت های مختلف 4%
5. توسعه درونی سیستم و بهرگیری از محصولات و مدول های سایر شرکت ها 1%
6. توسعه کامل سیستم درون سازمان کمتر از 1 درصد

من با توجه به اینکه سابقه پیاده سازی ERP را در سازمان را داشتم، به هیچ عنوان پیشنهاد نمی کنم تا برای یک مجموعه از صفر یک ERP را جمعی از کارشناسان متخصص برای شما بنویسند. مگر اینکه بیزینس شما واقعا خاص باشد. چون پیاده سازی و استفاده از ERP یک موضوع است و پشتیبانی ERP یک موضوع مهم تر. اگر جمعی از متخصصان برای شما این کار را به صورت پروژه ای انجام بدهند، همیشه وابسته به آنها هستید. پیشنهاد من این است که از گزینه اول و دوم استفاده کنید تا طرف حساب شما یک شرکت باشد و همیشه در دسترس. در خیلی از منابع عنوان می کنند که مدت زمان لازم برای اجرای ERP بین 18 تا 24 ماه می باشد که دقیق نیست، چون به خیلی از عوامل بستگی دارد مثلا بزرگی شرکت،مصصم بودن مدیریت، مقاومت کارکنان در مقابل تغییر، توانایی علمی کارکنان و….

مهندسی مجدد (BPR) (Bisiness process reengineering):

مهندسی مجدد به معنای تفکر دوباره و اصولی فرآیندها و طراحی مجدد و ریشه ای آنها به منظور دستیابی به اصلاحات چشم گیر در معیارهای مهم عملکرد از قبیل هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت است. مهندسی مجدد به دنبال بهبود نظام کنونی نیست، بلکه به دنبال ترک روش های کهنه و دستیابی روش های نوینی برای تولید کالا و خدمات و انتقال به مشتری می باشد.

بهتر است اول مهندسی مجدد صورت گیرد و بعد ERP اجرا شود، البته در این زمینه دیدگاه ها متفاوت است. حتی می شود هر دو را با هم انجام داد که کاری بسیار مشکل است. بعضی هم می گویند فقط ERP را اجرا کنیم و فرآیند ها را ترمیم کنیم کافی هست و نیازی به مهندسی مجدد نیست.

نکته : مهندسی مجدد آزاد و مهندسی مجدد مبتنی بر وب ( در اولی بدون محدودیت این کار را انجام می دهیم ولی در دومی اول سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را انتخاب می کنیم و بعد بر مبنای آن مهندسی مجدد را انجام می دهیم. اولی در سازمان های بزرگ و پردرآمد و دونی در سازمان های کوچک مناسب است.

ضعف ERP در ماژول تولید: 

در تمام ERP ها از ماژول حسابداری، انبارداری و ….. می توانید در بیزینس تولیدی خود استفاده کنید. چون ورودی و خروجی در این ماژول ها بر اساس کد کالا می باشد. پس تفاوتی ندارد که پفک تولید می کنید یا بال هواپیما. در اینجا فقط کد کالاها و شرح کالاها با یکدیگر تفاوت دارد ولی ماهیت کار یکسان است. اما در ماژول تولید ماجرا فرق دارد:

اکثر ERP هایی که ماژول تولید دارند، فقط می توانند بر اساس BOM و موجودی به شما بگویند که برای این تقاضاهای وارد شده به سیستم به اندازه کافی متریال دارند یا خیر. البته تو BOM های چند سطحی و دارای اشتراک هم تقریبا میشه گفت حرفی برای گفتن ندارند. ( ببخشید که یکم تخصصی شد ). تا اینجا ماژول تولید برای تمام بیزینس ها تقریبا یکسان است و میشه استفاده کرد. اما……..

فرآیند تولید یک محصول با محصول دیگر متفاوت می باشد پس شرکت های ارائه دهنده نرم افزارهای ERP نمی توانند ماژولی را طراحی کنند که در تمام تولیدی ها بشود با آن فرآیند اجرایی را مدیریت کرد. دستگاه هایی که برای تولید پفک استفاده می شود با دستگاه هایی که برای تولید بال هواپیما استفاده می شود متفاوت است. سطح اتوماسیون در تولیدی ها می تواند متفاوت باشد. مدل های تولید با توجه به روند تقاضا می تواند متفاوت باشد. خیلی دلیل دیگر می توانم برای شما بیاورم ولی فکر می کنم متوجه شدید فرآیند تولید در جاهای مختلف یکسان نیست. حتی دو کارخانه که پفک تولید می کنند شاید از دستگاه های مختلفی استفاده می کنند، شاید با توجه به تقاضایی که دارند از روش های مختلفی استفاده میکنند.

پس برای این قسمت چه باید کرد؟ اگر بخواهیم فرآیند تولید خودمان را به ERP اضافه کنیم ابتدا باید کارشناسان ERP در کارخانه مستقر شوند و از نزدیک کار را ببینید تا بتوانند برای آن کد بزنند. یا میتوانید مثلا با اکسس آنچه که نیاز دارید را بسازید و بعد آن را در اختیار کارشناسان قرار دهید. در اینجا کارشناسان می توانند آنچه که شما ساختید را مجدد کدنویسی کنند و به ERP اضافه کنند. اکسس مناسب شبکه نیست. در ایران معمولا زبان برنامه نویسی در ERP ها سی شارپ دات نت می باشد و دیتابیس هم SQL Server.

سیستم ERP II:

سیستم ERP با افزودن SCM  و CRM به خود پا را از درون سازمان فراتر گذاشته و با بیرون سازمان ارتباط برقرار نموده. نتیجه مدل سازی سیستم های ERP تولید نرم افزارهای برنامه ریزی منابع، توسط شرکت هایی چون SAP، ORACLE، BAAN، PEOPLE SOFT،  JD EWARRDS، می باشد. اما با ورود  سیستم های تجارت الکترونیک شرکت ها به سوی این تجارت روی آوردند و محصولات و خدمات خود را از طریق اینترنت در اختیار مشتری و تامین کنندگان و دیگر شرکت ها قرارداده و به این صورت سهم خود را در بازار افزایش داده و باعث جذب مشتری بیشتر شده و بدین گونه ثبات قدم مشتری را افزایش می دهند. نکته اصلی در ERP II این است که شرکت ها سیستم های خود را به روی دیگر شرکت ها ( چه تامین کننده، چه مشتریان) باز کنند. با این دید ماهیت درونی سیستم ERP و فلسفه  one vendor – owns everything  فرو می ریزد. ERP II هم اکنون سیستم مرکزی خود را برای آمیخته شدن با اینترنت، مدل های مجازی جدید زنجیره تامین، سیستم های مدیریت ارتباطات با مشتری، B2B، B2C، و مدل های تجارت الکترونیکی گسترش می دهد. تفاوت اصلی میان ERP و ERP II در قابلیت تجارت جمعی که ره آورد ERP II هست ، می باشد. ERP II می تواند زیر مجموعه ای از E bsiness در نظر گرفته شود و اطلاعات یکپارچه شده توسط ERP را برای فروش محصولات و خدمات بر روی وب قرار دهد.

EAI ( enterprise application integration ) ترکیب کاربردی سازمان: EAI فرآیندی است که کاربردهای چندگانه سیستم را با یکدیگر ادغام می کند. این اقدام برای حمایت از گردش اطلاعات از میان واحدهای تجاری و سیستم های اطلاعاتی می باشد. Middeleware نرم افزاری است که برای اتصال برنامه های کاربردی مختلف به کار می رود. در EAI تکنولوژی جدید اینترنتی middleware مثل XML و J2EE برای اتصال درون سازمانی و بین سازمانی می باشد. در واقع ERP II توسط تکنولوژی EAI می تواند بین ERP، CRM و SCM یکپارچگی ایجاد کند.

مقایسه ERP II و ERP

برنامه ریزی و زمانبندی پیشرفته APS(Advace Planning Scheduling)

بعد از اینکه از ERP ها عبور کنیم به APS می رسیم.APS  تکنیکی است که فعالیت های لجستیک و تولید را در تمام دوره های زمانی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت تحلیل و برنامه ریزی می کند. APS از الگوریتم های کامپیوتری استفاده می کند که کار بهینه سازی یا شبیه سازی زمانبندی متناهی ظرفیت، منابع، برنامه ریزی سرمایه، برنامه ریزی منابع، پیش بینی و غیره را با در نظر گرفتن محدودیت ها، قوانین تجاری انجام می دهد. APS سناریوهای مختلفی را ایجاد و ارزیابی می کند تا مدیریت شرکت بتواند در کوتاه ترین زمان تصمیم گیری کند.

پنج قسمت اصلی APS عبارتند از: برنامه ریزی تقاضا، برنامه ریزی تولید، زمان بندی تولید، برنامه ریزی توزیع، برنامه ریزی حمل ونقل

در صورتی که اتفاق غیر قابل پیش بینی و یا مشکلی در برنامه ریزی ایجاد شود،  APSتمام برنامه ها را بازنگری و با سرعت بالا مجدد برنامه ریزی می کند. هم چنین یک APS با گروه بندی محصولات ، محل فروش، نوع مشتری و آنالیز داده های گذشته و آینده بهترین روش پیش بینی را ارائه می کند. سیستم ERP فرض بر این دارد که شرکت می داند چه محصولاتی باید تولید بشود ولی سیستم APS در مورد اینکه چه کالایی، به چه مقداری و با چه اولویتی باید تولید بشود خودش برنامه ریزی می کند. زمان بندی در APS از انعطاف پذیری بیشتری نسبت به ERP برخوردار است. در سیستم های ERP از روش بارگذاری نامتناهی استفاده می شود ولی در APS از روش بارگذاری متناهی( به این صورت که در ERP با محاسبه کل بارگذاری بر روی یک دستگاه و مقایسه آن با ظرفیت در دسترس، هشدار لازم را جهت اصلاح برنامه به برنامه ریز می دهیم. ولی سیستم APS با در نظر گرفتن ظرفیت دستگاه پروسه بارگذاری را انجام می دهد و در صورت تکمیل ظرفیت سفارش به دوره بعدی انتقال میابد. سیستم ERP از زمان بندی رو به عقب استفاده می کند ولی سیستم APS از زمانبندی رو به جلو( به این صورت که در ERP ابتدا تاریخ تکمیل سفارش مشخص می شود و بعد متناسب با تاریخ تکمیل، تاریخ شروع فعالیت ها محاسبه می شود. ولی در سیستم APS هر فرآیند باید در اولین زمان ممکن بارگذاری شود، بنابراین در APS تاریخ تکمیل باتوجه به مدت زمان انجام کار، سفارشات عقب افتاده و در دسترس بودن منابع، مشخص می شود. تکنیک های بارگذاری متناهی شامل (تکنیک فرآیند محور، تکنیک سفارش محور و تکنیک محدودیت محور) است که برای اشنایی بیشتر می توانید به منابع رجوع کنید.

با استفاده از APS می توانیم امکان افزایش یا کاهش مراکز توزیع را جهت ارتقا سطح خدمات مشتری بررسی کنیم. هم چنین با استفاده از APS می توانیم بهترین مسیر توزیع را از لحاظ کاهش هزینه انتخاب کنیم.

با مطالعه دوره آموزشی شغل من دیگر نگران بیزینس خود نباشید. ما شعار نمی دهیم و رویا فروشی نمی کنیم. ما هر آنچه که برای مدیریت یک بیزینس نیاز دارید را به صورت اجرایی آموزش می دهیم. محتویات دوره آموزشی شغل من را به دقت مطالعه کنید و بعد اقدام به خرید کنید.

برای دیدن ویدیو های رایگان می توانید از یوتیوب استفاده کنید. اینجا کلیک کنید.